congres- en vergaderclassificatie - eisen - informatie / kwaliteit / service

informatievoorziening

	1 H	2 H	3 H	4 H	5 H
de accommodatie beschikt over een overzicht van de beschikbare zalen en oppervlakten
de accommodatie beschikt over een overzicht van capaciteiten van de congres-, vergaderzalen en/of expositieruimten voorzien van maten (breedte, lengte en hoogte) met vermelding van zitplaatscapaciteiten in diverse opstellingen (conform tabel 1)
de accommodatie heeft plattegronden beschikbaar van de faciliteit met daarop aangegeven de locatie van de verschillende zalen en andere voorzieningen
de accommodatie beschikt over deugdelijke plattegronden van alle afzonderlijke zalen op schaal voorzien van maten (breedte, diepte en hoogte) en aansluitpunten voor elektriciteit en internet. Deze plattegronden zijn ook digitaal leverbaar aan de klant.
de accommodatie beschikt over deugdelijke en juiste schriftelijke informatie over te leveren diensten en tarieven die op aanvraag aan opdrachtgever kan worden overlegd
informatie over de accommodatie en beschikbare voorzieningen is zowel in de Nederlandse als in de Engelse taal beschikbaar

kwaliteit

	1 H	2 H	3 H	4 H	5 H
de accommodatie houdt zich aantoonbaar bezig met handhaving respectievelijk verbetering van kwaliteit. Hiervoor is een gestructureerde aanpak aanwezig die kan bestaan uit dagelijkse schriftelijke verslaglegging door duty managers of projectcoördinatoren van evenementen, het evalueren van eindgebruikers en opdrachtgevers op de dag zelf en/of na afloop van de bijeenkomst en een gestructureerde behandeling van de verslaglegging en evaluaties.
de accommodatie heeft een kwaliteitsmanager, kwaliteitscommissie of anderszins aangesteld om te verzekeren dat er continu wordt gekeken naar mogelijke verbetering van kwaliteit en service
de accommodatie werkt elk jaar mee aan het mystery visit programma waarbij medewerkers minimaal één collega-bedrijf moeten inspecteren op dienstverlening
de accommodatie besteedt jaarlijks minimaal 2% van de loonsom aan educatieve activiteiten voor medewerkers
voor de beheersing van werkprocessen als reserveringen, voorbereidende werkzaamheden en uitvoering van bijeenkomsten, beschikt de accommodatie over schriftelijk vastgelegde procedures of normen
de accommodatie is minimaal één jaar actief met het verhuren van zaalruimte ten behoeve van externe bijeenkomsten
de accommodatie is verplicht schriftelijke klachten over de geleverde diensten te behandelen op directieniveau

service

	1 H	2 H	3 H	4 H	5 H
de accommodatie is verplicht de bevestiging van reserveringen, de met de opdrachtgever afgesproken te leveren diensten, de in rekening te brengen kosten, alsmede de wijze van betaling, schriftelijk aan de opdrachtgever mee te delen
de accommodatie verstrekt de opdrachtgever uiterlijk 2 dagen voor een bijeenkomst een schriftelijk draaiboek waarin het verloop van de bijeenkomst duidelijk is omschreven
opdrachtgever krijgt altijd een specifieke zaal in bevestiging toegewezen
de accommodatie heeft tijdens bijeenkomsten een medewerker paraat ter coördinatie van wensen en vragen van de opdrachtgever
er is één vaste medewerker voor coördinatie van alle wensen van de opdrachtgever tijdens de bijeenkomst
er is één vaste medewerker voor coördinatie van alle wensen van de opdrachtgever tijdens de bijeenkomst. Deze medewerker heeft geen andere verantwoordelijkheden.
voor aanvang van de bijeenkomst, op de dag zelf, wordt met de opdrachtgever nogmaals het verloop van de bijeenkomst conform draaiboek doorgenomen
congresaccommodaties hebben een specifieke servicedesk voor opdrachtgevers die ook diensten kan aanbieden buiten de service die is afgenomen van de accommodatie.
de opdrachtgever wordt uiterlijk op de dag zelf ge?nformeerd over de naam van de desbetreffende medewerker en hoe deze is te bereiken
alle bij de uitvoering van bijeenkomsten betrokken medewerkers zijn verplicht tijdens bijeenkomsten representatieve en herkenbare kleding te dragen
accommodaties geven de opdrachtgever een vrije keuze in gebruik van toeleveringsbedrijven waar de opdrachtgever rechtstreeks zaken mee doet.

tabel 1: capaciteit zalen

	1 hamer	2 hamers	3 hamers	4 hamers	5 hamers
theater	-	-	(O-P) / 0,84	(O-P) / 0,84	(O-P) / 1
school	-	-	(O-P) / 1,4	(O-P) / 1,4	(O-P) / 1,8
u-opsteling	-	-	3L+1,5B-16	3L+1,5B-16	3L+1,5B-16
foyer	-	-	O / 2	O / 2	O / 2
O = oppervlakte = LxB P = ruimte voor podium en/of bestuurstafel (breedte zaal x 2,5 m)

tabel 2: hoogte zalen

	1 hamer	2 hamers	3 hamers	4 hamers	5 hamers
>250 m2	-	-	3	3,6	3,6
100 - 250 m2	-	-	2,8	3	3
50 - 100 m2	-	-	2,5	2,8	2,8
< 50 m2	-	-	2,2	2,5	2,5

tabel 3: overzicht lucht

	1 hamer	2 hamers	3 hamers	4 hamers	5 hamers
centrale installatie
verwarming
koeling				50%	80%
verse lucht/vochtigheid/gefilterd

per zaal door gebruiker regelbaar
verwarming in zalen tot 100 m2
koeling in zalen tot 100 m2
raam of luchtverversing

tabel 4: europese norm stoelen

	EN 1335 (Europees)
Zittinghoogte	400 - 510 mm
Zittingdiepte	min 380 mm
Hoogte van de rugleuning	min. 220 mm
Breedte tussen de armleggers	460 - 510 mm

schrijf u in op de nieuwsbrief

Schrijf u in en blijf op de hoogte van elke accommodatie die geclassificeerd is.
Zo kan u - met kennis van zaken - de geschikte congres- of vergaderlocatie boeken.

een gegarandeerde kwaliteit

Regelmatig worden geclassificeerde congres- en vergaderaccommodaties uitvoerig geïnspecteerd of zij nog aan de gestelde kwaliteitscriteria voldoen. Mocht u ondervinden dat de verwachte kwalititeit niet wordt geleverd, aarzel niet ons daarover te informeren.

zet uw hamers in de kijker

Als geclassificeerde accommodatie ontvangt u een aantal opmerkelijke marketingtools; vlaggen, folders, logo's,...

Gebruik ze bij het onthaal, op uw drukwerk en in uw advertenties!

voordelen classificatie

objectieve waardering
transparante markt
collectieve promotie
bevorderen kwaliteitsnorm
externe kwaliteitscontrole