-
Gedragscode erkend congresorganisatiebureau
-
- Het congresorganisatiebureau is verplicht de opdrachtgever schriftelijk een duidelijk overzicht te verschaffen van de in verband met het organiseren van een congres, vergadering, cursus of een andere bijeenkomst, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat, te verrichten werkzaamheden. Het erkende congresorganisatiebureau geeft daarbij aan welke van deze werkzaamheden door hem zelf worden verricht, de kosten die daarmee zijn gemoeid en de wijze van betaling
- De overeenkomst tussen het congresorganisatiebureau en de opdrachtgever wordt schriftelijk vastgelegd; na het sluiten van de overeenkomst verstrekt het erkende congresorganisatiebureau de opdrachtgever een congresbegroting; de begroting bevat alle onderdelen van de bijeenkomst waarmee inkomsten of uitgaven zijn gemoeid, alsmede het totaal van de te verwachten inkomsten en uitgaven.
- Het congresorganisatiebureau heeft alle administratieve procedures dusdanig beschreven dat bij vertrek of afwezigheid van de projectcoördinator een andere medewerker alle werkzaamheden direct kan overnemen
- Het congresorganisatiebureau stelt de opdrachtgever schriftelijk een tijdschema voor van de werkzaamheden die in de voorbereidingsfase van de bijeenkomst moeten worden verricht
- Het congresorganisatiebureau verstrekt de opdrachtgever schriftelijk een draaiboek van de bijeenkomst dat door alle bij de bijeenkomst betrokken partijen kan worden gehanteerd; het draaiboek bevat een gedetailleerd chronologisch overzicht van alle vlak voor, tijdens en na de bijeenkomst plaatsvindende activiteiten; per activiteit worden vermeld datum, tijd, plaats en de voor de activiteit verantwoordelijke persoon, partij of instelling
- Het congresorganisatiebureau is verplicht tijdens congressen, vergaderingen, cursussen en andere bijeenkomsten, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat, zorg te dragen voor de aanwezigheid van een projectcoördinator
- Het congresorganisatiebureau biedt de opdrachtgever aan de definitieve eindafrekening van de bijeenkomst te laten controleren door een accountant
- Het congresorganisatiebureau heeft checklists aanwezig voor alle aan de bijeenkomst gerelateerde werkzaamheden
- Het congresorganisatiebureau maakt minimaal eenmaal per 24 uur een back-up die buiten kantoor wordt bewaard
- Het congresorganisatiebureau houdt altijd een evaluatie met de opdrachtgever
- Het congresorganisatiebureau wijst opdrachtgevers op risico’s die het organiseren van bijeenkomsten met zich mee brengt en de mogelijkheid zich hiertegen te verzekeren
- Het congresorganisatiebureau hanteert de algemene voorwaarden van de Stichting of voorwaarden die naar de mening van de Stichting niet onevenredig bezwarend zijn voor opdrachtgevers
-
Congresorganisatiebureau
-
- De aanvrager is als congresorganisatiebureau in het handelsregister ingeschreven
- De aanvrager heeft tenminste 2 projectcoördinatoren in dienst die ieder in een periode van 3 jaar, voorafgaand aan het tijdstip van indiening van de aanvraag, 5 internationale congressen van tenminste 500 personen, of 10 (inter)nationale congressen van tenminste 200 deelnemers hebben georganiseerd
- De projectcoördinatoren hebben minimaal 50% van de onderhavige congressen georganiseerd ten behoeve van de aanvrager
-
algemene voorwaarden
-
- De aanvrager staat als accommodatieverschaffer of als congresorganisatiebureau in het handelsregister ingeschreven
- De aanvrager heeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten
- De aanvrager beschikt over verklaringen omtrent het betalingsgedrag van de ontvanger der directe belastingen en van de bedrijfsvereniging, waaruit blijkt dat aan de betalings-verplichtingen is voldaan
- De aanvrager beschikt over een op schrift gestelde klachtenprocedure
- De aanvrager is verplicht schriftelijke klachten over de geleverde diensten af te doen op directieniveau
- De aanvrager zijnde een accommodatie beschikt aantoonbaar over een gebruiksvergunning
- De aanvrager zijnde een accommodatie beschikt aantoonbaar over een ontruimingsplan
- De aanvrager houdt zich aantoonbaar bezig met handhaving respectievelijk verbetering van kwaliteit; hiervoor is een gestructureerde aanpak aanwezig die kan bestaan uit dagelijkse schriftelijke verslaglegging door duty managers of projectcoördinatoren van evenementen en gestructureerde behandeling hiervan, de aanwezigheid van een kwaliteitsmanager, kwaliteitscommissie of anderszins
- Voor de beheersing van werkprocessen als onderhoud (alleen accommodaties), reserveringen, voorbereidende werkzaamheden en uitvoering van bijeenkomsten, beschikt de aanvrager over schriftelijk vastgelegde procedures of normen
- De aanvrager besteedt jaarlijks minimaal 1% van de loonsom aan educatieve activiteiten voor medewerkers
|
