Waar ga je zitten met je congres?

Voor ik inspecteur werd van Het Erkende Congresbedrijf was ik bedenker van managementcongressen bij een groot congresbureau in het zuiden des lands. Omdat er jaarlijks honderden congressen en cursussen werden georganiseerd liep het boeken van accommodaties er via een centrale afdeling. De projectmanagers mochten kiezen uit een ‘shortlist' van geselecteerde hotels en conferentiecentra. Deze voldeden aan pittige eisen van kwaliteit, prijs en service. Op deze lijst ontbraken natuurlijk accommodaties die geen frisse, verzorgde of zakelijke uitstraling hebben. Maar ook als ze ons een rekening wilden sturen bij onverhoopte annulering lieten we ze links liggen. Het besluit om af te blazen wegens te geringe belangstelling stelden we namelijk liefst zo lang mogelijk uit, en dat vond de hotelmanager natuurlijk niet leuk. Wij ook niet.

Waar lette ik verder op bij mijn accommodatiekeuzen?
Ik koos uit de lijst meestal lokaties die lekker centraal gelegen en makkelijk bereikbaar waren, zogenaamde "intercity-lokaties". Ik heb namelijk te doen met deelnemers die na een treinreis nog een bus of taxi moeten nemen......omdat ik er zelf altijd een hekel aan had.
Verder speelden criteria een rol als zaalgrootte, geschikte exporuimte en beschikbaarheid van parallelzalen, en soms ook of ze in de buurt lagen van een bedrijfsexcursie. Tja, en ook of ik zonder gedoe naar een grotere of kleinere zaal kon uitwijken als ik de belangstelling voor mijn congres verkeerd had ingeschat. Want één regel is belangrijk: ga nooit in een te grote of te kleine zaal zitten.

Omdat ik het altijd snel warm heb was ik er op gebrand om accommodaties te kiezen met airco. Dus niet alleen luchtverplaatsing, maar ook verversing, koeling en ontvochtiging. Ik gruwel nu nog van benauwde congreszalen vol dampende plakkerige lichamen.
Wist u trouwens dat mensen kacheltjes zijn van rond de 100 Watt?

Maar lokatiekeuze is ook een uitstralingskeuze
Hoeveel vergaderhamers of hotelsterren zijn je deelnemers, sprekers en sponsors gewend? Ga je met advocaten en directeuren naar een oord waar ook toeristen op sandalen in- en uitlopen?
Over uitstraling gesproken: soms was ik zo ondeugend om een congres "extra belangrijk te laten lijken", door te kiezen voor de centraal gelegen en laagdrempelige  ‘Koninlijke Nederlandse Jaarbeurs'. Ook al wist ik dat mijn deelnemers misschien liever in een lommerrijke omgeving congresseerden.  Zou dat extra deelnemers getrokken hebben, zoals ik hoopte? Het brengt me op de vraag wie er betrouwbaar onderzoek kent naar het belang en de invloed van de lokatie- en accommodatiekeuze van congressen. Ik hou me aanbevolen via Dit e-mail adres is beschermd door spambots, u heeft Javascript nodig om dit onderdeel te kunnen bekijken .

Ton Soons 
Ir. Ton Soons is inspecteur bij Het Erkende Congresbedrijf en directeur van Winning Words, een trainings- en adviesbureau voor presenteren en congresseren.
Op 22 september a.s. geeft hij een cursus "Alles over vergaderruimten". Zie ook www.winningwords.nl.

Lees meer over de congres- en vergaderclassificatie op www.vergaderhamer.nl.